Popis aplikace MailSoft

MailSoft umožňuje evidenci rozeslaných e-mailů včetně evidenci klientů, kontaktních osob, telefonů, faxů, atd. Každý klient má svoji virtuální složku doručené pošty, odeslané pošty, pošty k odeslání i odstraněné pošty. Samozřejmostí je tisk jak štítků tak také seznamů dle kritérií.

Detail firmy

Součástí MailSoftu je evidence firem a k nim náležících kontaktních osob a to včetně telefonů, faxů a samozřejmě emailů. Kromě informací o oboru činnosti, www stránek, typu firmy, lze vyřadit z obesílání informačními materiály např. konkurenční a neplatící firmy. Ke každé firmě je umožněno přikládání neomezeného počtu dokumentů a souborů (smlouvy, dohody…) a vytváření dalších složek. K přikládání dokumentů a souborů se využívají drag&drop funkce. Přiložením se soubory kompletně zkopírují do systému (ne odkaz na soubor) - je to důležité vzhledem k archivaci. Aplikace umožňuje fulltextové vyhledávání pro rychlé nalezení potřebných informací.

Seznam firem

V seznamu firem je možné přehledně třídit firmy a vyhledávat potřebné informace. Lze také rychlým způsobem vytvářet nové skupiny pro hromadný mailing.

Kontakty

Lze posílat mailing více osobám ve firmě. U každé kontaktní osoby je možné určovat, které e-mailové adresy jsou určeny pro obesílání novinek a které jsou nedoručitelné.
Kromě rozesílání je možné v aplikaci uchovávat potřebné komunikační údaje - telefony, mobilní čísla.

 Skupiny

MailSoft umožňuje seskupovat firmy do různých i vzájemně se prolínajících skupin a tyto skupiny pak samostatně obesílat. Jako všechny námi nabízené aplikace i MailSoft obsahuje fulltextové vyhledávání pro rychlé nalezení potřebných informací.

E-mailová pošta

Součástí aplikace je poštovní klient, který slouží pro příjem a odesílání pošty. Každá doručená i odeslaná zpráva je zařazena k jednotlivým klientům. Každý klient má svoji virtuální složku doručené pošty, odeslané pošty, pošty k odeslání i odstraněné pošty. Příjem pošty provádí přímo aplikace a na základě e-mailu přiřazuje doručenou poštu přímo k jednotlivým klientům.

Hromadný e-mailing

Po výběru skupiny firem pro hromadné obeslání se nastaví obsah e-mailové zprávy. Definuje se předmět zprávy a samotný obsah zprávy. Zde na rozdíl od jiných systémů lze definovat několik typů obsahu zprávy. Samotný obsah zprávy může být buď v html podobě nebo textové podobě anebo oba typy najednou. Lze definovat pro html zcela odlišný obsah než pro textovou podobu. Tím je možné rozesílání e-mailů v čitelné podobě i pro klienty, kteří nemají nebo nevyužívají možnost prohlížení html souborů.

Samozřejmostí je personalizace e-mailů - t.j. každý odesílaný e-mail může obsahovat konkrétní oslovovanou osobu, nebo firemní údaje. Příjemce má pocit, že je oslovován přímo.

Šablony

Pro zakládání a tik dokumentů k firmám slouží šablony. Pomocí šablon lze vytvářet standarní dopisy, např. objednávka, nabídka, poptávka, korespodence, atd. Také pomocí šablon lze uskutečnit hromadný tisk dopisů.

Katalogy

Pro hromadné rozesílání e-mailů je nutné nastavení účtu a definování parametrů. Toto nastavení je ovšem velice jednoduché a přehledné. Pro mailing nebo tisk štítků je možné vybrat firmy dle různých kritérií, případně vybrat firmy jednotlivě ručním výběrem.

Pro zabránění neoprávněného rozesílání se v aplikaci nastavují uživatelské práva. Každému uživateli lze nastavit samostatné práva k funkcím aplikace.

Import dat

Import dat je důležitá součást aplikace. Lze importovat data jak z databázových souborů tak i textových souborů (SDF, Delimited,...) tak také i z CSV souborů. Import je přehledný a jednoduchý. Importovaná data lze okamžitě zařadit do nové nebo již vytvořené skupiny.